ヤチヨコアシステム株式会社

2020.1.21

新卒・中途ともに入社1年以内の定着率アップ!さらに選考中の候補者にアピールすることで、入社意思決定の後押しに。

ヤチヨコアシステム株式会社

OA業界/従業員数500名

田中 晋哉様 / 藤田 隆一様

TOPICS

  • シンプルな使いやすさから、迷わず導入を決めた
  • 「聞き役に徹する」面談で、新卒社員の不安を解消
  • 選考中の候補者にアピールし、入社意思決定の後押しに

ヤチヨコアシステム株式会社は、オフィスで使用する複合機などを扱うOA(オフィスオートメーション)機器の専門商社。OAを通じた企業のIT化促進を提供しています。

同社ではフォローが必要な新入社員を見つけるために、本人・上司・人事で共有する週報を運用していました。しかし、この仕組みでは離職のサインを見つけることが難しく、早期離職の課題は残ったまま。HR OnBoardを導入することで、離職課題をどのように解決されたのか、同社人事部の田中さんと藤田さんにお話を伺いました。

シンプルな使いやすさから、迷わず導入を決めた

HR OnBoardを導入された背景を教えてください

実はHR OnBoard導入以前から、新入社員の定着率をアップさせるために「育成週報」の運用を行っていました。入社して最初の一年は、新入社員・マネージャー・人事の三者間で具体的な活動内容を毎週共有し、フィードバックを行うサイクルを回していたのです。ところが新入社員自身は、無理してでもポジティブな記述をする傾向がありました。

ポジティブな内容だけでなく、ネガティブな情報をいち早く把握し、その上で効果的なフォローができるツールを探していた時に、HR OnBoardの存在を知りました。当社がやりたかったことができると思ったので、迷わず導入を決めました。

実際にHR OnBoardを使ってみて、感想はいかがでしたか?

まず作りがシンプルですよね。アンケートを受信した新入社員も、回答しやすいと思います。また、エン・ジャパンさんのサポートはきめ細かく何でも教えて頂けますし、サポートの方とのお電話では毎回勇気づけられています。

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「聞き役に徹する」面談で、新入社員の不安を解消

どのようにHR OnBoardを活用されていますでしょうか?

新入社員のアンケートの回答に対して、主にメールで返信をしています。また、アンケートの回答に明らかな異変を感じたときには面談を行っています。うちの営業職は、チーム制で活動しています。そのため社員を呼ぶのは、何かしらの理由がないと不自然だと思われてしまうのです。そこで、定期的に研修センターで行われる講習会の前後で面談を行い、自然なかたちでフォローをしています。

フォローをする際に工夫をされていることはありますか?

メールの返信をする際は、「なるべく仕事と離れた内容を盛り込むこと」「文体をフレンドリーにすること」を意識しています。リラックスできる対話を心がけることで、新入社員は本音を吐き出してスッキリしている印象です。

また、面談では聞き役に徹しています。HR OnBoardを始めて早々に、「雨マーク(要フォローのアラート)」が出た新入社員がいました。面談の機会を作り、アドバイスはせず相手の言葉を受け止めました。本来わたしは、聞き役のタイプではありません(苦笑)。ただ、とにかく立ち直ってもらいたいと思ったので、親身になって聞き続けました。すると本人は、不満を吐き出せてスッキリしたのか、また営業所で頑張りはじめました。

こうしたリアクションを取ることで、信頼が積み重なっていると思います。毎月の回答を重ねるごとに、新入社員が記入するフリーコメントの内容が具体的になっていきました。また、アンケートの回答率は常に9割を超えています。

上司にあたるマネージャーの皆さんの反応などはいかがでしょうか?

HR OnBoardの導入に関してマネージャーの拒否感はまったくありません。HR OnBoardを悩み相談室ではなく、成長を後押しするツールだと認識してくれているからだと思います。「自分たちマネージャーに言えないことは、HR OnBoardで言ってくれれば問題ない」と考えているのです。

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選考中の候補者にアピールし、入社意思決定の後押しに

HR OnBoard導入による成果を教えてください

新卒、中途ともに入社1年以内の定着率が上がりました。さらに、昨年は全国で最も定着率が低かった事業所で、HR OnBoard導入後の今年は一人も辞めずに頑張っている、という効果も出ており大変嬉しく思っています。

また、これは主観的な部分ではありますが、研修などでの顔つきを見ていて、昨年までと比べると随分としっかりした新人が多いと感じることがよくあります。同じような感想を、他の社員からもらうこともあります。

その他に得られた成果はありますでしょうか?

HR OnBoardの存在を選考中の候補者に伝えた結果、入社の意思決定につながったケースがあります。私たちは面接で社内の教育やフォロー体制を伝える際、HR OnBoardの説明をしています。「入社後もきちんとフォローしてくれる環境が整っている」と実感してもらい、企業のアピールポイントになっていると思います。定着の支援だけでなく、入社意思決定の後押しにもなっているのです。

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最後にHR OnBoardを検討中の方へメッセージをお願いします。

新入社員との定期的なコミュニケーションの習慣をつくるツールだと感じます。1か月に1回のやり取りを通しコンディション把握に非常に役立つためオススメです。さらに全体の結果をグラフで可視化できて傾向を掴めるので、来年の配属を考える時にも参考にできます。採用や定着に困っている企業にはぜひ使って頂きたいです。

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田中さん、藤田さん、本日はありがとうございました!