日新火災 常盤 賢司様 屋外撮影

2019.9.27

みんなのフリーコメントを匿名でシェア!「同期の悩みが分かる」仕組みと丁寧なコミュニケーションで50数名の新卒社員をフォロー。

日新火災海上保険株式会社

金融業(損害保険)/従業員数:2223名

常盤 賢司様

TOPICS

  • 回答する社員、フォローする担当者、双方にとって負担にならないシステム
  • アンケートがきっかけでコミュニケーションのキャッチボールが生まれる
  • 「同期の悩みが分かる」仕組みを運用し、新卒社員との距離を縮める

日新火災は1908年に創業した110年を超える歴史を もつ、3大メガ損保のトップである東京海上グループにおけるリテールマーケットに特 化した戦略的損害保険会社です。個人、個 人事業主、中小法人といったリテールのお客さまに寄り添い地域社会の安心・安全に貢献しています。

新卒社員の定着に課題感を持つ企業が多い昨今、同社も例外ではありませんでした。同社の場合は新入社員が全国の支店に配属になるため、定期的な接点を人事側から持つことが難しかったとのことです。

そんな課題を解決するため、HR OnBoardを用いてどのように全国にいる新卒社員をフォローしているのか。今回はHR OnBoardの導入の背景から少し変わった活用方法まで、新卒社員から『お父さん』の愛称で慕われている同社人材育成グループの常盤さんにお話をお伺いしました。

回答する社員、フォローする担当者、双方にとって負担にならないシステム

HR OnBoardを導入するきっかけを教えてください

常盤さん:新卒社員の定着に課題感を持っていました。入社から1年たたずに離職する社員が数名出てしてしまったのです。もちろん、HR OnBoardを導入する前も入社後のフォローは行なっていました。例えば、新入社員とその直属の上司とが、手書きの交換日記を毎週するといったものです。それを3ヶ月や半年などの定期的なタイミングで人事が見せてもらって、属人的ですが内容を見て「元気が無いかもな」と思ったら連絡をしていました。

ただ、これをやっていても離職者が出てしまいました。何か手を打たなければ.....と思い、全国の支店を回って個別面談を行おうか、地域別に研修をしようかなどと考えていたタイミングで、HR OnBoardをご紹介いただきました。

HR OnBoardの第一印象はいかがでしたか?

常盤さん:システム自体が単純で、わかりやすくて、管理もしやすそうだなと思いました。アンケートを回答する側も毎月3問ボタンを押すだけです。回答する社員、フォローする担当者双方にとって負担にならない良いシステムだと思いました。

導入するときの不安などはありましたか?

常盤さん:ありませんでした。エンさんが開催されているHR OnBoardのセミナーに参加させていただいて、ある程度「こうやって使うんだな」というイメージができていました。

あとはセミナーの時にいただいた資料の中に面談のポイントや、参考となるメール文面例などがありましたので、そのまま参考にさせていただきました。

日新火災 常盤 賢司様 インタビュー画像

アンケートがきっかけでコミュニケーションのキャッチボールが生まれる

どのようにオンボードを運用していますか?

常盤さん:アンケート回答期間中の月初(1日から10日)は定期的にHR OnBoardをチェックして、晴・雨・曇の天気を参考にフォロー内容の目星をつけます。このお天気でコンディションが出る機能はありがたいですね。見やすいです。優先的に対応をするのは雨と曇の人ですが、晴の場合もアンケートのフリーコメントの内容をチェックしてメールをしています。電話でもいいのですが、彼ら彼女らも職場だと話しにくいと思いまして。

フォローをする際のコツはありますか?

常盤さん:フリーコメント欄に質問があった際は、それに必ず答えるようにしています。そうすることでその社員は来月も質問をしてくれることが多く、アンケートがきっかけでコミュニケーションのキャッチボールが生まれるんです。 実は人事と新入社員とのコミュニケーションは、なかなか始めるきっかけがなくて難しいんです。だから定期的に自動で接触をしてくれるシステムはとてもありがたいと思っています。

コミュニケーションを定期的に繰り返すことで、心理的な距離感は縮まっていると思います。そういえばこの前、廊下で会ったときも「アンケート答えましたよ」と声をかけられました。そこから会話も生まれるんです。入社半年後のフォローアップ研修があるんですが、みんなに会うのがとても楽しみです。

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「同期の悩みが分かる」仕組みを運用し、新卒社員との距離を縮める

HR OnBoardを活用した御社独自の取り組みがあると聞きました

常盤さん:毎月私から新入社員向けに「お便り」を送っているんです。その中にHR OnBoardに集まったフリーコメントの中から、みんなが困っていそうな内容をいくつか抜粋して載せています。そうすることで、「自分の悩んでいたことで他の人も悩んでいたんだ。そしてこう解決すればいいのか!」という声を聞くことができました。

日新火災 お便り画像

フォロー以外にも役に立つポイントはありましたか?

常盤さん:この前上司に「新入社員の業務量は多いかどうか?」というアンケートを取ったんです。
そしたら新入社員は多い、やや多いが3,4割だったんですが、上司は真逆だったんです。少ない、やや少ないが3,4割だったんです。認識がかなりかけ離れていることがわかりました。これからHR OnBoardで取れたデータを元に、弊社ならではの傾向であったり、溜まったデータを管理職向けの研修に活かせると考えています。

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オンボードを活用されていない企業の方へ、一言お願いします

常盤さん:ぜひ一度使ってみて欲しいと思います。管理も簡単、SOSを検知できずに退職させてしまう事に比べれば費用も安いです。弊社の場合は全国に新入社員が散らばりますが、一目で全国の新卒社員の状況がわかるのはとても良いです

日新火災 常盤 賢司様 屋外撮影

常盤さん、本日はありがとうございました!

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